○河口湖南中学校組合教育委員会文書管理規程

昭和54年12月21日

教委訓令第2号

第1条　この訓令は文書管理について必要な事項を定め、もって文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする

　（文書取扱の基本）

第2条　文書の処理は確実かつ迅速に行わなければならない

　2　文書はていねいに取扱うとともにこれを保管する場合は常に所在を明確にしておかなければならない

　3　秘密を要する文書は特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は関係職員以外の目にふれる箇所に置いてはならない

　（記号及び番号）

第3条　文書の記号及び番号は、次の各号によらなければならない。ただし、軽易又は特殊なものについてはこの限りではない

　1　規則　告示　訓令及び達には「河口湖南中学校組合教育委員会」又は「河口湖南中学校組合教育委員会教育長」を冠し追次番号をつけること

　2　指令には「河口湖南中学校組合教育委員会」又は「河口湖南中学校組合教育委員会教育長」を冠し文書整理番号をつけること

　3　往復文書その他一般文書には教育委員会の頭文字を冠し文書整理番号をつけること。この場合において親展文書のときは「親」の字を最初に冠すること

　4　番号は毎年1月に始まり12月に終わる

　5　同一事件に関する番号は、その事件の終了まで同一番号を用いなければならない

　（公文の種類及び公文書式）

第4条　公文の種類及び書式は庁中処務細則（昭和24年山梨県教育委員会訓令甲第7号以下「県教委訓令」という）第13条及び第14条を準用する

　（文書の収受）

第5条　到達した文書は総務係において収受し次の各号により処理する

　1　普通文書は総務係において開封し文書整理簿に所要事項を記入して入件印を押なつし関係者に送付する
ただし、軽易の文書については文書整理簿に登載を省略することができる

　2　親展文書は親展文書受付薄によりその名あての人に送付し、受領印を徴すること

　3　口頭又は電話による事件は口頭又は電話受理用紙により処理する

　（文書処理）

第6条　すべての文書は速やかに処理しなければならない

　2　すべての事案は別に定めるものを除き回議用紙に記載して回議し決裁を得て処理しなければならない

　3　事件が単純で定例に属するものは普通回議の手続きによらず文書の余白又は例文等により決裁を得て処理することができる

　（緊急事件の決裁）

第7条　緊急の事件で所定の手続きをするいとまがない場合は、便宜の方法で決裁を受け執行後手続きをとらなければならない

　（公印の押なつ）

第8条　発送文書には公印を押なつしなければならない。ただし、軽易なものはこれを省略することができる

　（完結文書の編さん及び保存）

第9条　完結した文書は、総務係において「完結」と朱書し暦年（年度によるものは年度）ごとに保存年限ごと編さん保存しなければならない

　（編さんの種別）

第10条　文書の保存については、県教委訓令第37条の例による

　（文書の廃棄）

第11条　保存年限の過ぎた文書は、総務係において決裁を経て廃棄しなければならない

　（文書の貸与）

第12条　文書は総務係長の指揮によるものでなければこれを他人に示し、若しくはその内容を告げ、又は謄本を与えることはできない

　（諸願又は諸届の提出）

第13条　職員の諸願又は諸届は、教育長又はその代理者に提出するものとする

　（非常災害のときの処置）

第14条　庁舎（学校）又はその付近に火災その他非常災害があるときは、直ちに登庁（登校）して上司の指揮を受け応急処置をしなければならない

　（委任）

第15条　この訓令に定めるもののほか文書管理に必要な事項は、教育長が定める

　　　　　附則

　　この訓令は、公布の日から施行し昭和54年12月21日から適用する